organisatieadvies

Ondersteuning van organisaties op menselijk niveau

Geschreven door: op 12 november 2011 @ 7:26 pm

 Tactisch niveau: organisatie

Vanuit de business komt doorgaans een grote vraag aan veranderende en nieuwe functionaliteit omdat de markt die bediend wordt nu eenmaal niet statisch is. Zoals U echter zelf maar al te goed weet is een kwalitatief betrouwbare (ICT)dienstverlening juist gebaat bij  een stabiele (ICT)omgeving.  Net zoals in het verkeer de meeste ongelukken gebeuren bij het wisselen van rijbaan ontstaan de meeste verstoringen van dienstverlening door aanpassingen in de bestaande onderliggende infrastructuur.  Daar komt bij dat ongeacht de ROI de attentiewaarde voor nieuwe functionaliteit vaak hoger is dan voor bestaande functionaliteit  omdat ‘het gras bij de buren altijd groener is’. Omdat de bestaande dienstverlening in de meeste gevallen is uitgekristalliseerd vergt deze minder FTE en een lager kennisniveau om te beheren waardoor vooral jongere professionals vaak een voorkeur hebben voor de projectmatige werkzaamheden rond nieuwe dienstverlening.  Voor uw organisatie zal dit een structureel spanningsveld opleveren tussen ‘Business as usual’ en de inrichting van nieuwe functionaliteiten, diensten en infrastructuur.

Er zijn diverse mogelijkheden die voor de hand liggen om met dit spanningsveld om te gaan. Zorg allereerst voor inzicht in de werkzaamheden: welke activiteiten zijn er, en hoeveel tijd kost het deze uit te voeren.  Verrassend genoeg wordt dit voor projectmatige activiteiten normaal gevonden maar is dat bij veel beheerorganisaties nog geen gemeengoed. Door dit inzicht kunt U de werkelijke workload van uw afdeling in kaart brengen en beheersen: wanneer U weet hoeveel manuren uw standaard operationeel beheer vergt weet U hoeveel manuren uw afdeling te besteden heeft aan projectmatige activiteiten zoals nieuwe functionaliteiten. Als er nog een start gemaakt moet worden de beheeractiviteiten in kaart te brengen kunt U dit bijvoorbeeld op empirische wijze doen door uw medewerkers  een week lang gedetailleerd te laten tijdschrijven, maar U kunt ook een meer analytische methode toepassen zoals de ‘activity breakdown’ analyse. Wanneer U dit inzicht in de verschillenden beheer- en projectactiviteiten heeft is het mogelijk uw medewerkers gestructureerd in te plannen op specifieke verantwoordelijkheden en de bijbehorende activiteiten binnen beheer dan wel projecten. Er zijn organisaties waar beheer- en projectactiviteit gescheiden worden in een aparte afdeling voor ‘Support’ respectievelijk ‘Delivery’, maar vooral in kleinere organisaties is dit op termijn niet verstandig.  De directe belangen van  ‘makers’ en de ‘beheerders’ zijn namelijk  niet gelijk waardoor snel een scheiding en vervolgens problemen ontstaan bij inbeheername. Het is wel verstandig — indien dat nog niet het geval is — naast de lijnverantwoordelijkheid de proces­verantwoordelijkheid expliciet te beleggen. Door bijvoorbeeld binnen operationele ITIL beheerprocessen Incident Management , Change Management en Problem Management afzonderlijke resources toe te kennen en aan te sturen ontstaat een gezonde balans tussen de staande en nieuwe dienstverlening. De samenwerking met andere afdelingen uit de business, en met name de kanalisatie van nieuwe functionaliteiten binnen de beperkte mogelijkheden qua resourcing is gestructureerd vorm te geven door invoering van Functioneel Beheer, bijvoorbeeld conform BISL.  Zeker als U niet alleen reactief met wensen vanuit de business om wilt gaan, maar meer als partner van de business zelf met mogelijkheden en innovaties wilt komen die de organisatiedoelstelling ondersteunen hoeft U dankzij een volwassen methodiek al  BISL het wiel niet opnieuw zelf uit te vinden.  Een effectieve en tijdsefficiënte manier om uw medewerkers met de impact van procesmanagement kennis te laten maken bestaan er diverse managementgames.

Bijkomend voordeel van procesmanagement en resourceplanning is overigens dat U niet alleen uw beheer voor U zelf ‘beheersbaar’ maakt, maar ook beter inzicht in uw resource inzet en behoefte kunt geven aan uw directie. Op gebied van procesinrichting zijn vele quickwins en structurele verbeteringen door te voeren die uw opdracht kunnen faciliteren maar die te ver voeren om in dit medium verder op in te gaan.

Pagina's: 1 2 3 4 5

Tags: , , , ,

Categorien: verandermanagement

Een reactie

  1. M. M. zegt:

    Interessant de benadering om 1/5 van de tijd vrij te geven voor ‘pet-projects’. In onderstaande studie blijkt dat een creatitief bijproject creativiteit stimuleert en als gevolg daarvan ook op andere punten beter presteert:
    http://www.spring.org.uk/2014/04/the-positive-effect-of-creative-hobbies-on-performance-at-work.php

Laat een reactie achter

RSS